Videmöten, videomöten, videomöten – inget är lika hett just nu. Men hur gör man för att få till bra videomöten?

Inledning

Men är det verkligen samma sak som att sitta på ett möte som sker på plats? Kan man hålla mötet på samma sätt som ett fysiskt möte? Behöver man göra några anpassningar? Finns det någonting att tänka på? I detta blogginlägg vill vi ge några allmänna tips till dig som ska delta eller hålla i ett videomöte.

Har du bestämt dig för att hålla ett digitalt möte? Grattis! Det första du bör tänka på är vilken plattform du ska använda. Det finns en uppsjö av aktörer på marknaden. Om det känns överväldigande kan du alltid läsa någon av våra recensioner där vi testar videomötesplattformar och fatta ett beslut utifrån det. Du hittar dem här.

Att hålla ett videomöte är inte riktigt samma sak som att hålla i ett fysiskt möte. Du kommer att stöta på hinder, men det öppnar även upp för nya möjligheter. I videomöten kan det vara svårt att höra ibland, särskilt om fler än en person talar, så för att mötet ska bli så bra som möjligt behöver alla som deltar hjälpas åt och följa några grundläggande regler.

Nedan har vi några tips för att mötet ska bli så bra som möjligt.

Tips till dig som ska hålla i ett videomöte

Se till att du hinner bekanta dig med plattformen innan mötet. Klicka runt i det själv, lek med inställningarna. Vi rekommenderar att du håller i ett testmöte med några personer innan det är dags. På så sätt vet du hur plattformen fungerar och är bekväm med att instruera andra i hur man gör. Om du inte vet på rak arm vem du ska hålla testmötet med är du välkommen att boka in en tid helt kostnadsfritt med oss så guidar vi dig runt i plattformen du bestämt dig för. Du hittar våra kontaktuppgifter här.
Skicka ut en kortare instruktion i hur plattformen används. Alternativt kan du börja 30 minuter innan utsatt tid så att deltagarna, vid behov, hinner koppla upp och bekanta sig med funktionerna.
Sätt upp några förhållningsregler. Mer tips om det längre ner!

Kom ihåg säkerheten

När fler och fler möts digitalt leder det till att information hanteras på ett sätt som varken vi eller våra IT-system är vana vid. Nedan följer några tips på hur du kan säkerställa att ditt videomöte blir så säkert som möjligt.

Undvik att göra mötet offentligt. Det kan du göra genom att ange ett lösenord till mötet som du lämnar ut till mötesdeltagarna, eller genom att aktivera ett väntrum där deltagarna får vänta innan de blir insläppta.
Lägg inte upp länken till mötet offentligt. Skicka den direkt till deltagarna via exempelvis e-post.
Begränsa vem som kan dela skärm så att det endast är värden som kan göra det (Host only)
Se till att den senaste versionen av programmet som du använder alltid är installerat på datorn.

Tips till dig som ska delta i ett videomöte

Här följer några tips som du kan låna. Alla är kanske inte relevanta för just ditt möte, men några kanske kan vara till användning.

Stäng av mikrofonen

När du inte pratar är det bra om du stänger av mikrofonen. Vissa mikrofoner plockar upp onödigt bakgrundsljud som låter i övriga deltagares hörlurar. Det är bättre och trevligare för alla om alla har sin mikrofon avstängd. När man sedan vill säga någonting och får ordet slår man på den. Mikrofonen slår du av och på genom att klicka på mikrofonsymbolen i videomötesprogrammet. När du ser symbolen med en överstruken mikrofon betyder det att mikrofonen är avstängd.

Hitta en plats där du kan sitta i möte ostört

Det kan vara svårt om man är flera som arbetar hemifrån, men försök, det underlättar för såväl dig som för de andra i mötet om du är i en ljudmiljö med så lite bakgrundsljud som möjligt. Som vi berättat i våra recensioner av videomötesplattformarna Zoom och Teams finns möjlighet att byta ut sin hemmiljö mot en virtuell bakgrund för att bibehålla känslan av professionalitet.

Rikta kameran rätt och kontrollera hur du ser ut i kameran

Det är trevligt för övriga i mötet om du har på din kamera. Ett tips är att ställa din bärbara dator på ett par böcker så att kameran är riktad rakt framifrån snarare än snett nedifrån. För att få till ett bra ljus kan du även ställa en bordslampa bakom din dator och rikta den snett mot dig.

Använd hörlurar med mikrofon

De flesta datorer, telefoner och surfplattor har inbyggda mikrofoner och högtalare, men med varierad ljudkvalitet. För att vara helt säker på att du hör och hörs så bra som möjligt rekommenderar vi att du använder hörlurar med mikrofon som du kopplar till datorn. Om du planerar att använda din telefon eller läsplatta för att delta, rekommenderar vi att du kopplar in en handsfree. Vi garanterar att övriga mötesdeltagare kommer att uppskatta dig för det!

Tips på förhållningsregler under ett videomöte

Här följer några tips på förhållningsregler som du som ska hålla i ett videomöte kan skicka ut till deltagarna innan mötet.

Röstning – hur röstar man?

Man röstar genom att säga ”ja”: Ordföranden frågar, exempelvis vid valen, ”kan vi välja XX till ledamot?”. Alla som håller med svarar då ”ja”. Sen ställer ordföranden frågan ”någon där emot?”. Då svarar alla som är emot ”ja”.
Vid eventuella oklarheter i hur omröstningen slutade begär den medlem som vill i vanlig ordning votering. Votering begärs genom att man i chatten skriver ”votering”. Ordföranden ställer då om samma frågor och istället för att svara ”ja” med rösten skriver man helt enkelt ”ja” i chatten vid beslutsförslaget som man ställer sig bakom.
Vid fler förslag ställer ordföranden förslagen mot varandra och man röstar genom att säga ”ja” på det förslag man stöder. På övriga förslag är man tyst.

Begära ordet – hur begär man ordet i ett videomöte?

Om det finns handuppräckningsfunktion – använd gärna den.
På så vis kan den som leder mötet enkelt föra talarlista och indikera att den uppfattat ditt önskemål om att uttrycka dig, genom att ta ned din hand i den elektroniska handuppräckningsfunktionen..
Om plattformen saknar elektronisk handuppräckningsfunktion – använd chatten och begär ordet genom att helt enkelt skriva ”begär ordet”, ”jag skulle vilja säga något” eller någon annan mening som uttrycker samma sak.

Begära replik – hur gör man det?

Replik är en kortare kommentar, följdfråga, eller liknande rörande det som föregående talare precis talat om, dessa går före i talarlistan
Begär replik genom att skriva “Replik” i chatten.

Sakupplysningar

Upplysning som kan vara till nytta för de närvarande vid ett årsmötet går före i talarlistan
Begär sakupplysning genom att skriva “sakupplysning” i chatten.

Ordningsfrågor

Frågor rörande mötet, t.ex. ”vilka val har vi?”, ”förslag om paus”, ”streck i debatten” med mera går också före i talarlistan.
Begär ordningsfråga genom att säga ”ordningsfråga” eller skriva ”ordningsfråga” i chatten.

Sammanfattning

Anslut till ditt första möte cirka 30 minuter i förväg för att du ska ha god tid på dig att bekanta dig med funktionerna.
Använd headset för att höra och höras bra.
Rösta genom att säga ”ja” när du vill visa att du ställer dig bakom ett visst förslag till beslut.
Begära ordet, begära replik, ställa ordningsfrågor och voteringar görs via chatten eller den elektroniska handuppräckningsfunktionen.
Ordningsfrågor, sakupplysningar och begäran om replik går före i talarlistan.

Lycka till på mötet!